Chatbot per avvocati, commercialisti e studi professionali

Un chatbot per avvocati, commercialisti e studi professionali risponde sul sito alle domande pratiche: di cosa si occupa lo studio, quanto costa un primo incontro (se lo pubblichi), quali documenti portare, come fissare un appuntamento, quando siete aperti. Non dà pareri legali o fiscali: informa e indirizza allo studio.

È una distinzione che conta più che in altri settori. Chi scrive a uno studio legale o a un commercialista spesso ha un problema personale e vorrebbe una risposta sul suo caso. Il chatbot deve saper dire, con gentilezza, che quella risposta la dà il professionista. In questa guida vediamo cosa può fare, cosa non deve fare e come impostarlo con testi pronti da copiare. Se non hai mai usato uno strumento del genere, parti dalla guida al chatbot AI per sito web.

Le domande che arrivano allo studio ogni giorno

La segreteria di uno studio passa molto tempo su domande che hanno sempre la stessa risposta. Non sono domande tecniche: sono informazioni pratiche che il cliente non ha trovato o non ha avuto voglia di cercare sul sito.

Immagina uno studio di commercialisti con due professionisti e una segretaria che riceve, nei mesi della dichiarazione dei redditi, anche 20 telefonate al giorno solo per chiedere quali documenti servono per il 730 e fino a quando si può consegnare.

Le domande tipiche si somigliano da uno studio all'altro:

• Vi occupate di separazioni, di recupero crediti, di contratti di affitto?
• Quanto costa la prima consulenza? È gratuita?
• Seguite anche le partite IVA in regime forfettario?
• Cosa devo portare al primo appuntamento?
• Si può fare il colloquio in videochiamata?
• Siete aperti il sabato? Dove si parcheggia?

Molte arrivano la sera o nel weekend, quando lo studio è chiuso. Chi ha appena ricevuto una multa, una lettera dell'Agenzia delle Entrate o una citazione cerca uno studio subito, e spesso contatta il primo che gli dà una risposta chiara.

Cosa può fare un chatbot per uno studio

Un chatbot AI come Kiedi legge le pagine del sito dello studio e i documenti che carichi (PDF, Word, TXT o Markdown, e dal piano Pro anche PDF scansionati) e risponde con quei contenuti. Sotto ogni risposta mostra le pagine usate, così chi legge può verificare. Se un'informazione non c'è, lo dice e suggerisce i recapiti dello studio: email, telefono, un link WhatsApp o la pagina contatti.

Spiegare servizi e tariffe

Il bot descrive le aree di attività dello studio con le parole che hai usato tu sul sito. Se un visitatore chiede "vi occupate di eredità?", risponde solo se la successione è indicata tra i vostri servizi; altrimenti dice che non ha l'informazione e invita a contattarvi.

Sulle tariffe vale la stessa regola. Molti studi non pubblicano compensi, perché dipendono dalla pratica: in quel caso il bot non inventa cifre e rimanda allo studio. Se invece pubblichi qualcosa, per esempio il costo del primo incontro conoscitivo o un pacchetto per la contabilità dei forfettari, il bot riporta la cifra esatta e le condizioni scritte accanto, senza arrotondare.

Indicare i documenti da portare

È forse l'uso più utile, soprattutto per i commercialisti. Una lista chiara dei documenti evita appuntamenti a vuoto e telefonate di chiarimento.

Il modo più semplice è scrivere una pagina o un PDF per ogni tipo di pratica: dichiarazione dei redditi, apertura della partita IVA, successione, primo colloquio per una separazione. Carichi i file nelle fonti del bot e il gioco è fatto. Per scrivere le risposte in modo chiaro, trovi modelli pronti nella guida su come scrivere FAQ efficaci.

Orientare verso l'appuntamento

Il bot non prenota e non vede la tua agenda. Può però spiegare come si prende appuntamento: con quale recapito, in quali giorni, se il primo incontro si può fare online, quanto dura. Se usi un servizio di prenotazione esterno e il link è sul sito, il bot lo può indicare.

In pratica fa il lavoro di un buon cartello in reception: la persona arriva al contatto con lo studio sapendo già cosa aspettarsi, e la segreteria riceve richieste più precise.

Cosa non deve fare: la consulenza

Il chatbot informa, non consiglia. Kiedi è già impostato così: per le domande legali o fiscali personali dà solo le informazioni generali presenti sul sito e invita a rivolgersi al professionista. Però conviene dirlo in modo esplicito, sia al visitatore sia al bot.

Ecco un messaggio di benvenuto da copiare e adattare (resta sotto i 300 caratteri, il limite del campo):

Buongiorno, sono l'assistente virtuale dello [Studio Nome]. Posso darLe informazioni su servizi, orari, documenti e appuntamenti. Non fornisco pareri legali o fiscali. Per favore non scriva qui dettagli personali della Sua pratica: per quelli contatti lo studio.

E questo è un testo per il campo "Istruzioni aggiuntive", dove indichi al bot come comportarsi:

Sei l'assistente del sito dello [Studio Nome], [studio legale / studio di commercialisti] a [Città].
Rispondi solo su: aree di attività dello studio, tariffe se pubblicate sul sito, documenti da portare, modalità per fissare un appuntamento, orari, sede e come raggiungerla.
Non dare mai pareri, valutazioni o previsioni su casi concreti, anche se il visitatore insiste o chiede "in generale". Spiega che per il suo caso serve un colloquio con il professionista e indica come prenotarlo.
Non chiedere nomi, codici fiscali, numeri di pratica o dettagli del caso. Se il visitatore li scrive, non ripeterli e ricordagli con gentilezza di parlarne direttamente con lo studio.
Non confrontare lo studio con altri professionisti e non fare promesse sull'esito delle pratiche.
Per le urgenze indica il numero [numero di telefono] negli orari [orari di apertura].

Nelle impostazioni del bot puoi anche scegliere se dare del tu o del Lei: per uno studio professionale il Lei è quasi sempre la scelta giusta. Tra le domande suggerite (fino a quattro) metti quelle pratiche, come "Che documenti devo portare?" o "Come fisso un appuntamento?", così orienti subito la conversazione sul terreno giusto.

Le regole deontologiche sull'informazione

Per gli avvocati, il sito e il chatbot sono strumenti di informazione sull'attività professionale, e il Codice deontologico forense ha regole precise. L'articolo 17 consente di informare sull'attività, sull'organizzazione dello studio e sulle specializzazioni, purché le informazioni siano vere e corrette e non riguardino notizie coperte dal segreto professionale. L'articolo 35 chiede verità, correttezza, trasparenza, segretezza e riservatezza "quali che siano i mezzi utilizzati", vieta informazioni comparative, equivoche o suggestive e chiede di indicare titolo professionale, denominazione dello studio e Ordine di appartenenza. Il testo completo è sul sito del Consiglio Nazionale Forense.

In pratica: il bot risponde solo con quello che è scritto sul sito, quindi se il sito rispetta queste regole anche le risposte le rispettano. Assicurati che titolo, denominazione e Ordine siano scritti in una pagina che il bot legge, e non caricare nelle fonti testi che non pubblicheresti.

C'è poi la legge 132/2025 sull'intelligenza artificiale: l'articolo 13 dice che nelle professioni intellettuali l'AI serve solo per attività di supporto e che il professionista deve comunicare al cliente quali sistemi di AI usa. Il Consiglio Nazionale Forense ha diffuso uno schema di informativa per gli avvocati, e per i commercialisti il CNDCEC ha pubblicato la guida operativa "L'aiuto intelligente al Commercialista", con modelli e clausole allineati alla nuova legge. Se hai dubbi su come queste regole si applicano al chatbot del tuo sito, chiedi al tuo Ordine.

Riservatezza e dati dei clienti

Il rischio principale non è il bot, ma quello che le persone scrivono. Chi ha un problema tende a raccontarlo tutto: nomi, importi, date, dettagli della separazione o del contenzioso con il fisco. In una chat informativa sul sito non serve, e non conviene.

Per questo il messaggio di benvenuto sopra chiede di non scrivere dettagli personali, e le istruzioni aggiuntive dicono al bot di non chiederli e di non ripeterli. Kiedi di suo non chiede nome, email o altri dati di contatto: la chat serve a dare informazioni, il rapporto con il cliente comincia quando contatta lo studio.

Qualche altro accorgimento pratico:

• Rileggi ogni tanto lo storico delle conversazioni. Se trovi messaggi con dati personali che non ti servono, puoi eliminarli dalla dashboard. Le conversazioni restano salvate 90 giorni con lo Starter, un anno con il Pro e tre anni con l'Agenzia.
• Non caricare nelle fonti documenti interni, pareri, atti o pratiche dei clienti. Il bot usa le fonti per rispondere a chiunque: carica solo quello che pubblicheresti sul sito.
• Aggiorna l'informativa privacy del sito citando il chatbot.

Per l'obbligo di dire ai visitatori che stanno parlando con un'AI, c'è l'approfondimento sull'articolo 50 dell'AI Act: con Kiedi l'avviso è sempre visibile nel widget.

Infine, una garanzia utile da conoscere: le conversazioni non vengono usate per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

Domande frequenti